Informativa fornitori

INFORMAZIONI AI FORNITORI AI SENSI E PER GLI EFFETTI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO2016/679 UE “REGOLAMENTO GENERALE SULLA PROTEZIONE DEI DATI”

Desideriamo informarLa che il Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e la relativa normativa italiana di riferimento pro tempore vigente (insieme al GDPR, “Normativa Privacy”) - ivi compresi i provvedimenti emanati dall’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (“Garante”) - dettano norme relative alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, tutelando i diritti e le libertà fondamentali delle stesse e, in particolare, il diritto alla protezione dei dati personali. Ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR, La informiamo qui di seguito delle modalità e delle finalità con cui BANCOMAT S.p.A., con sede unica in Piazzale Luigi Sturzo 15, 00144, Roma, in qualità di titolare del trattamento, tratterà i dati personali dei propri fornitori (“Fornitori” o “Interessati”), da intendersi, ai sensi delle presenti informazioni, quali:

- fornitori persone fisiche, ditte individuali;

- legali rappresentanti, soci (persone fisiche), amministratori e referenti di fornitori personegiuridiche.

I dati personali riguardano, in particolare, i dati anagrafici, le qualifiche professionali e i dati di contattodei soggetti sopra indicati e vengono raccolti direttamente presso il Fornitore al momento del primocontatto con lo stesso, in occasione di gare indette per l’affidamento di specifici incarichi, dellanegoziazione o della sottoscrizione del contratto da stipularsi/stipulato con BANCOMAT S.p.A. e/o delleattività conseguenti e comunque connesse, nonché mediante la compilazione del form di anagraficadei Fornitori, ovvero indirettamente, attraverso informazioni reperite presso elenchi e registri pubblici ealbi professionali. In sede di gara, inoltre, BANCOMAT S.p.A. potrà entrare in possesso di dati edocumenti indicati all’interno della propria procedura interna di selezione dei Fornitori; l’utilizzo dei datipersonali e delle informazioni ivi contenuti resta strettamente funzionale all’espletamento delle attivitàindicate nella suddetta procedura di selezione.Tali dati sono trattati con le seguenti basi giuridiche e finalità di trattamento:

a. ex art. 6, paragr. 1, lett. c) del Regolamento, per adempiere agli obblighi previsti dalla normativavigente in materia contabile e fiscale;

b. ex art. 6, paragr. 1, lett b) del Regolamento, per negoziare le condizioni relative al contratto dastipulare con BANCOMAT S.p.A. ovvero al fine di dare esecuzione allo stesso a valle della stipula;

c. ex art. 6, paragr. 1, lett. f) del Regolamento, per perseguire il legittimo interesse di BANCOMATS.p.A.:

• a gestire in maniera efficiente i Fornitori, inserendo i relativi dati all’interno di databaseinformatici della Società ai fini della costituzione di un elenco Fornitori (“ElencoFornitori”), contenente le anagrafiche dei Fornitori stessi;

• a richiedere ai Fornitori la presentazione di offerte di fornitura in relazione a prodottie/o servizi di utilità per BANCOMAT S.p.A. e, quindi, a gestire le formalità necessarie allosvolgimento della procedura di gara – avviata secondo le procedure interne allaSocietà - tramite la quale vengono raccolte tali offerte, eventualmente anche in vistadella successiva stipulazione del contratto;

• a mitigare il rischio commerciale, attraverso la valutazione della solvibilità edell’affidabilità finanziaria dei Fornitori, anche avvalendosi di strumenti informatici attiad effettuare ali verifiche (es. Cerved);

• ad assicurarsi che il Fornitore sia in possesso dei necessari requisiti di capacità tecnico–professionale e di onorabilità normalmente previsti per i Fornitori;

• a esercitare o difendere un diritto in sede giudiziale o stragiudiziale, anche in caso diinadempimento del contratto.

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Il conferimento dei dati personali è facoltativo, ma necessario, poiché in caso di mancato conferimento non sarà possibile per il Fornitore presentare offerte di fornitura in occasione dell’avvio della procedura di selezione dei Fornitori relativamente all’acquisto di prodotti e/o servizi funzionali all’attività svolta da BANCOMAT S.p.A. e procedere a stipulare il contratto con BANCOMAT S.p.A. e darvi esecuzione.

I dati personali saranno trattati con strumenti automatizzati e non automatizzati, da personale specificamente autorizzato e appositamente formato. Adeguate misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Essi saranno conservati, a seconda delle finalità di trattamento, per il periodo di tempo necessario connesso all’espletamento delle formalità relative alle procedure di gara e per i 2 (due) anni successivi alla conclusione della singola procedura al fine di attestarne il corretto svolgimento, nonché per un periodo massimo di 10 (dieci) anni dalla data di cessazione di efficacia del contratto, ai fini della gestione di eventuali contenziosi e dell’assolvimento degli obblighi di legge previsti dal codice civile e dalle leggi tributarie concernenti gli obblighi di conservazione dei documenti aziendali, fatte salve eventuali proroghe dovute a eventi interruttivi della prescrizione legale ovvero l’esercizio del diritto di cui all’art. 17 del Regolamento nei casi previsti per legge.

Si precisa che i dati contenuti nell’Elenco Fornitori saranno conservati per tutta la vigenza del rapporto contrattuale e, comunque, sino a quando BANCOMAT S.p.A. ritenga di avvalersi del Fornitore - premurandosi di aggiornare i relativi dati - ovvero sino a quando il Fornitore non abbia manifestato la propria volontà di non essere più annoverato all’interno del predetto Elenco.

Potranno venire a conoscenza dei dati personali i dipendenti e collaboratori di BANCOMAT S.p.A. che si occupano della stipula e dell’esecuzione del contratto, nonché i dipendenti e collaboratori che si occupano dell’assolvimento degli obblighi di legge in materia contabile e fiscale. Potranno, inoltre, venire a conoscenza degli stessi le seguenti categorie di soggetti, che, in qualità di responsabili del trattamento ovvero - ove ne sussistano le condizioni previste dalla normativa vigente - di titolari, forniscono a BANCOMAT S.p.A. servizi strumentali allo svolgimento della propria attività: fornitori di servizi informatici; fornitori di servizi gestionali; fornitori di servizi amministrativi; professionisti esterni e consulenti; società di revisione esterna, i cui nominativi aggiornati potranno sempre essere richiesti a BANCOMAT S.p.A. ai recapiti sotto indicati.

I dati personali non saranno comunicati a terzi e non saranno soggetti a “diffusione”, intendendosi per diffusione la trasmissione a soggetti indeterminati, tranne che per l’esecuzione di eventuali obblighi di legge o per eventuale ordine di una autorità giudiziaria o di forze di polizia o per la gestione di eventuale contenzioso. In tali casi, essi potranno essere comunicati ai seguenti soggetti terzi:

• a banche e istituti di pagamento, al fine di poter effettuare o ricevere pagamenti correlati al contratto;

• alle autorità competenti in materia fiscale e tributaria, ai sensi di quanto previsto dalla legge;

• all’autorità giudiziaria o a forze di polizia, nel caso in cui fosse necessario provvedere alla denuncia di un reato o, comunque, per perseguire un proprio legittimo interesse a esercitare o difendere un diritto in sede giudiziale;

• agli uffici postali, a spedizionieri e a corrieri per l’eventuale trasmissione di documentazione e/o materiale inerente alla gara o al contratto stipulato con il Fornitore;

• ad avvocati, ove fosse necessario per perseguire un proprio legittimo interesse a esercitare o difendere un diritto in sede giudiziale e stragiudiziale.

In linea generale, non è previsto il trattamento dei dati personali al di fuori dallo Spazio Economico Europeo, se non nella misura in cui alcuni dei soggetti precedentemente menzionati - responsabili o titolari del trattamento (e.g., società di revisione esterna) - abbiano necessità, ai fini dello svolgimento delle rispettive attività, di trasferire i dati presso Paesi terzi, nel rispetto delle condizioni previste dagli artt. 44 e ss. del Regolamento.

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Ciascun Interessato conserva il diritto di esercitare, nei casi consentiti dalla legge, in qualsiasi momento, gratuitamente e senza formalità, i diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del Regolamento fra i quali: il diritto di chiedere l'accesso ai dati personali (ovvero il diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati stessi, ottenendone copia, e alle informazioni di cui all’art. 15 del Regolamento); la rettifica (ovvero il diritto di ottenere la rettifica dei dati inesatti che lo riguardano o l'integrazione dei dati incompleti) o la cancellazione degli stessi (ovvero il diritto di ottenere la cancellazione dei dati che lo riguardano, se sussiste uno dei motivi indicati dall’art. 17 del Regolamento); la limitazione del trattamento che lo riguarda (ovvero il diritto di ottenere, nei casi indicati dall’art. 18 del Regolamento, il contrassegno dei dati conservati con l'obiettivo di limitarne il trattamento in futuro), nonché il diritto alla portabilità dei dati (ovvero il diritto, nei casi indicati dall’art. 20 del Regolamento, di ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati che lo riguardano, nonché di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento, senza impedimenti).
Ciascun Interessato ha, inoltre, il diritto di opporsi, in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell'art. 6, paragr. 1, lett. f) del Regolamento.  
Le richieste inerenti all’esercizio dei diritti sopra descritti vanno rivolte a BANCOMAT S.p.A., con sede unica in Piazzale Luigi Sturzo 15, 54b, 00144, Roma; e-mail: privacy@bancomat.it.
Al riscontro a detta istanza è deputato il Responsabile della Protezione dei Dati designato da BANCOMAT S.p.A. ai sensi degli artt. 37 e ss. del Regolamento.
L’interessato che ritenga che il trattamento dei suoi dati personali contemplato dalle presenti informazioni avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, come previsto dall'art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

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Il Titolare

BANCOMAT S.p.A.